Tarih
29 Ekim – 1 Kasım 2017
Müşteri
Aujan Coca-Cola Iran
Katılımcı
120+ İranlı distribütör ve yönetici
Konum
Swissôtel Büyük Efes, İzmir, Türkiye
Aujan Coca-Cola Iran, yıllık distribütör toplantısını İzmir’de güçlü, motive edici ve birleştirici bir tema etrafında gerçekleştirmek istedi. Bu etkinlik yalnızca yaratıcı bir konsept gerektirmekle kalmadı; İran’dan gelen tüm katılımcılar için tam kapsamlı destinasyon yönetimi hizmetleri de talep edildi: uluslararası transferler, otel sözleşmeleri, branding, özel yemek ve eğlence programları, kültürel aktiviteler ve operasyonel misafir yönetimi.
Zorluk; kusursuz seyahat lojistiği, premium misafir deneyimi ve yarış temalı konseptin enerjisini hem iş hem de sosyal programa yansıtacak şekilde 360° bütünleşik bir DMC & Event çözümü sunmaktı.
Yaklaşımımız
Projeyi ilk aşamadan son teslimata kadar uçtan uca yönettik:
Destination Planning & Guest Logistics
- İzmir’de venue & otel araştırmaları yaparak etkinlik merkezi olarak Swissôtel Büyük Efes’i seçtik ve tamamen etkinlik için giydirdik.
- Uluslararası havalimanı transferleri, şehir içi ulaşım, karşılama ekipleri ve kişiselleştirilmiş check-in masalarıyla akıcı bir misafir yolculuğu tasarladık.
Social & Cultural Program Design
- İzmir şehir turları, fine-dining restoran deneyimleri ve özel eğlence aktivitelerinden oluşan seçkin bir sosyal program kurguladık.
Creative Event Concept: “Race Theme”
- Yarış temasını sahne tasarımından branding’e kadar tüm etkinliğe entegre ettik.
- Hostes üniformaları, özel tasarım katılımcı tişörtleri ve fuaye alanında dijital yarış oyunları geliştirerek temayı deneyim odaklı bir hale getirdik.
Meeting Production & Show Direction
- Tüm toplantı günleri için senkronize görseller, özel animasyonlar ve profesyonel show direction hazırladık.
Gala Dinner Transformation
- Gala yemeği için salonda tam sahne dönüşümü gerçekleştirdik.
- Özel branding, temaya uygun hostes kostümleri, Latin dans gösterisi ve canlı müzik ile yüksek enerjili bir kapanış gecesi yarattık.
Guest Experience
- Konsiyerj seviyesinde hizmetler, ekip yönetimi ve birebir misafir ilişkileri ile kusursuz bir deneyim sağladık.
Etki
2017 İzmir Distribütörler Toplantısı, DMC uzmanlığı ile yaratıcı etkinlik tasarımının birleştiğinde nasıl güçlü bir bütünsel deneyim ortaya çıktığını gösteren örnek bir proje oldu.
Seyahat yönetimi, otel operasyonları, yaratıcı konsept, sahne tasarımı ve eğlence programı — hepsi “Race” temasının enerjisiyle tek bir bütün haline getirildi.
Katılımcılar, iş toplantılarından kültürel gezilere ve gala gecesine kadar kesintisiz, akıcı ve hafızalara kazınan bir program yaşadılar. Etkinlik, Aujan’ın misafirperverlik ve marka deneyimindeki güçlü konumunu pekiştirdi; İzmir’i ise dinamik bir ev sahibi şehir olarak öne çıkardı.
Sunulan Hizmetler
- Destinasyon araştırması & venue sözleşmeleri
- Konaklama planlaması & otel branding
- Uluslararası & şehir içi transferler, misafir lojistiği
- Konsiyerj hizmetleri ve ekip yönetimi
- Restoran programları & kültürel aktiviteler
- Etkinlik konsepti & sahne tasarımı (Race teması)
- Branding & görsel kimlik (yönlendirme, üniformalar, tişörtler)
- Toplantı prodüksiyonu & teknik yönetim
- Fuaye eğlencesi (dijital yarış oyunları)
- Özel tasarım hediyeler (seyahat setleri, madalyalar)
- Gala prodüksiyonu (sahne, canlı müzik, dans gösterileri)
- Saha operasyonu & uçtan uca proje yönetimi